Üha enam ettevõtteid kogeb kaugtööd teatud töötajate jaoks - mõnikord kõigi oma töötajate jaoks. Traditsioonilise töökeskkonna mudeli hülgamine kutsub paratamatult esile juhtimismeetodite, -meetodite ja tavapäraste protsesside muutumise.
Virtuaalse meeskonna juhtimine nõuab erinevaid tööriistu ja konkreetseid juhtimispraktikaid.
Kiire navigeerimine
- Mis on virtuaalne meeskond?
- Virtuaalse meeskonna 4 mõõdet
- Selliste meeskondade juhtimise võtmed
- Praktilised näpunäited geograafiliselt hajutatud töötajate juhtimiseks
Mis on "virtuaalne" meeskond?
Kõigepealt on huvitav meenutada, mis on meeskond, olgu see siis virtuaalne või mitte. Meeskond on rühm inimesi, kes töötavad ühes suunas. See eksisteerib ainult oma missioonide, projektide ja ühiste eesmärkide kaudu. Igaüks tunneb end ühe ja sama olemi osana. Kõik tegutsevad grupi huvides, juhi juhtimisel.
Meeskond on "virtuaalne", kui selle liikmed ei tööta kõik füüsiliselt samas kohas ja samal ajal. Seega on tegemist koostööga, kuid eraldi. Koos selles mõttes, et kogu meeskond liigub samas suunas, sama eesmärgi poole. Eraldi, sest mitte kõik töötajad ei jaga sama kontorit, sama keskkonda, sama tööaega jne. ja tegelikult ei kohta väga harva.
Niinimetatud "virtuaalseid" meeskondi on mitut tüüpi. See võib tegutseda meeskondades, mille liikmed asuvad samas geograafilises piirkonnas, kuid töötavad regulaarselt või täistööajaga kohast, mis ei ole ettevõte. Mõned töötavad kodust, teised on töökeskuste fännid, kolmandad rändavad oma missiooni raames planeedile ja suhtlevad oma praegusest töökohast. Mõnikord puudub meeskonnal kindel ja alaline kohtumispaik.
Uute tehnoloogiate tulekuga, eriti kommunikatsioonis, õpivad virtuaalsete meeskondade töötajad ühise eesmärgi nimel koostööd tegema, olles samas omaette. Aeg, ruum ja organisatsioon on uuesti määratletud. Sidemed sama meeskonna erinevate töötajate vahel tugevnevad tänu uutele suhtlusviisidele.
Virtuaalse meeskonna komplekteerimisel ja juhtimisel on muidugi eeliseid, aga ka teatud piire.
Eelised
- Paindlikkus meeskonnaliikmetele - parem tasakaal era- ja tööelu vahel, tööaja korraldus, ülesannete korraldus jne.
- Vähendatud kulud organisatsiooni jaoks - infrastruktuur, kinnisvara, seadmed, käive jne.
- Parem tootlikkus - vähem seisakuid, parem suhtlus …
- Suurenenud rahulolu töötajatelt …
Piirangud
- Grupi liikmeskond ja identiteet raske rakendada,
- Grupi ühtekuuluvus mõnikord raske luua, keeruline usaldus paigaldada,
- Raskus sees värbama õigeid profiile , komplekteerige õige meeskond,
- Tehnoloogilised erinevused sõltuvalt töötajate asukohast, IT -hooldusraskustest, lisakuludest teenuste jaoks, mis on loodud vastavalt geograafilistele piirkondadele jne.
- Kultuurilised tõkked, kui neid on,
- jne.
Virtuaalse meeskonna 4 mõõdet
Jessica Lipnack ja Jeffrey Stamps on loonud 4 dimensiooni, mis iseloomustavad virtuaalset meeskonda:
- Meeskonna eesmärk : missioonid eesmärgi saavutamiseks ja tulemuste saavutamiseks. See tähendab iga meeskonnaliikme igapäevaste ülesannete ja missioonide kaudu pühendumist ühise eesmärgi saavutamisele. Viimane on selgelt määratletud, jagatud ja kõigi poolt aktsepteeritud. Selle tulemuseks on iga meeskonnaliikme jaoks konkreetsed rollid, kohustused ja ülesanded. Eesmärgid on seega individuaalsed ja üksteisest sõltuvad.
- Üksikisikud : juht / juht, töötajad, 2 mõõdet - sisemine ja väline. Virtuaalne meeskond ei ole lihtsalt tehnoloogiate kogum, millest igaüks on arenenum kui teine. Sellise meeskonna liikmed peavad olema võimelised töötama kahel tasandil: sisemiselt (iseseisvalt ja koos teiste meeskonnaliikmetega), aga ka väljaspool (koos meeskonnaväliste partneritega - tarnijad, kliendid, erinevad pakkujad jne).
- Lingid : suhtlemine, inimestevahelised suhted suhtlusvahendite kaudu. Meeskonnaliikmed on omavahel ühendatud erinevate tööriistade kaudu (e -kirjad, kiirsõnumid, videokonverentsid jne), et saaksid üksteisega suhelda. Need tööriistad võimaldavad distantsi kustutada, hõlbustavad tööd ja otsuste tegemist. Virtuaalse meeskonna liikmed loovad seega tugevad inimestevahelised suhted ja arendavad vastastikuse usalduse õhkkonda. Tõhususe ja tootlikkuse põhielemendid.
- Ajalisusest : päevakava / kalender, projektid, meeskonna elutsükkel. Virtuaalse meeskonna mänedžer ei saa kõiki selle liikmeid samal ajal samasse kohta koguda, nagu ta seda teeks klassikalise meeskonnaga. Ta peab tegelema kõigi päevakavade ja ajapiirangutega. Iga liige peab omalt poolt tegema kõik selleks, et kohaneda võimalikult hästi. Ideaalne on see määratleda kohe, kui meeskond on komplekteeritud, et see saaks enne jõudluse saavutamist ringi liikuda.
Virtuaalse meeskonna juhtimise võtmed
Sa ei juhi virtuaalset meeskonda päris nii nagu "klassikalist" meeskonda. Järgida tuleb mõnda reeglit.
Suhtle tõhusalt
Suhtlemine on iga suhte alus. Eri kohtadesse hajutatud kaastöötajate meeskonna juhtimisel on oluline luua mitu konkreetse eesmärgiga suhtlusvahendit:
- infot jagada ametlikult kõik teised meeskonnaliikmed või ainult mõned,
- mitteametlikult vestelda kolleegidega, nagu kohvimasina ümber või koridori nurga taga - näiteks Slacki kaudu,
- vahetada koosolekul ,
- edastab olulise elemendi kogu meeskonnale,
- projektiga edasi liikuda ,
- edastada kiireloomuline küsimus otse õigele inimesele,
- jne.
Seega on hädavajalik algusest peale selgelt määratleda iga kättesaadavaks tehtud sidevahendi kasutusviis. See väldib hilisemaid arusaamatusi või ajakaotust organisatsioonis. Lisaks aitab see kaasa teatud gruppi kuulumise tundele. Iga meeskonnaliige teab, millist tööriista kasutada, millal ja mis eesmärgil.
Samuti on oluline, et kõik meeskonnaliikmed pääseksid kiiresti ja intuitiivselt juurde kõikidele seadistatud suhtluskanalitele. Igale töötajale tuleb pakkuda asjakohast koolitust, olenemata sellest, kas see toimub kohapeal või videokõne kaudu või muul viisil, mis võimaldab osalejal kõnealuse tööriista täielikult ja kohe omandisse võtta.
Hoiatus : on oluline tagada sidevahendite turvalisus, eriti kui tegemist on konfidentsiaalsete andmete vahetamisega.
Hallake projekte
Eelkõige moodustatakse projektide elluviimiseks meeskond.
Selleks on hädavajalik, et investeerida koostöövahenditesse , mis on pühendatud eelkõige projektijuhtimisele, võimaldades järgida tähtaegu, jagada teavet, saata teateid ja hoiatusi, jälgida kõigi edusamme, anda välja iganädalane või igakuine järelkontroll, milles on loetletud kõik, mida ja millal on vaja teha.
Selliste tööriistade kasutamine mitte ainult ei paranda tootlikkust, vaid soodustab ka suhtlemist ja vahetust meeskonna erinevate liikmete vahel. Viimased saavad igal ajal jälgida oma kolleegide edusamme, koguda vajalikku teavet, anda aru oma edusammudest jne.
Projektijuhtimise tööriistade valik on lai. Igaüks valib oma tegevusvaldkonnale, organisatsioonile ja oma meeskonna vajadustele kõige paremini vastava valemi.
Mobiliseerige ja motiveerige vägesid
Juht peab selleks, et kaasata ja motiveerida oma töötajaid, kes on hajutatud erinevatesse geograafilistesse kohtadesse võimaldada maksimaalset paindlikkust, autonoomiat ja tegevusvabadust. Sellised meeskonnad on eriti tõhusad vabanenud organisatsioonides, mida iseloomustab toimimisviis, mis pakub suure osa enesejuhtimisest ja vastutusest oma töötajate ees.
See ei tähenda, et ta peab olema rahul, et jälgida projekte ja oma kaastöötajaid kaugelt, ilma nendega regulaarselt suheldes. Seega on tema jaoks hädavajalik stimuleerida grupi dünaamikat ja säilitada teatud eeskuju muu hulgas:
- jagage oma nägemust, andke tähendus,
- tuletage meelde ühiseid eesmärke,
- luua tugev ettevõtte / meeskonna kultuur,
- tunnustada ja väärtustada pakutud tööd,
- edendada erinevaid suhtluskanaleid …
Praktilised näpunäited virtuaalse meeskonna igapäevaseks juhtimiseks
Geograafiliselt hajutatud töötajate meeskonna tootlikkuse ja edu maksimeerimiseks peab juht kasutama õigeid tööriistu ja õigeid juhtimismeetodeid, omades samal ajal teatud arvu konkreetseid võimalusi. Alates koostöövahenditest kuni peamiste praktikateni on siin mõned ideed virtuaalse meeskonna haldamiseks.
Värbage õiged inimesed
Pane kokku õige meeskond . See koosneb koostööpartneritest, kes on võimelised tõhusalt kaugtööd tegema. Piisavalt autonoomne, motiveeritud, leidlik, hea kirjaliku ja suulise suhtlemise võimega, teades, kuidas oma aega tõhusalt juhtida. Ja eriti kelle suhtes täielik usaldus. Idee pole selles, et juht kulutaks oma aega vastutuse nõudmiseks, et töö oleks tehtud.
Nende töötajate värbamisel peab juht eelkõige tagama nende suutlikkuse töötada virtuaalses meeskonnas: rahulikult vastuvõetud ja kasutusele võetud sidevahenditega, leidlik lahendatavate raskuste või probleemide ees, kuid suuteline paluma vajadusel aidata.
Looge iga töötajaga usaldussuhe
Usaldus on iga suhte alus. See on täiesti loogiline, kui juht ja tema kaastöötajad näevad üksteist ainult aeg -ajalt.
Juhil on hädavajalik luua ja säilitada virtuaalse meeskonna iga liikmega spetsiaalne seos:
- suhelda igaühega individuaalselt ja regulaarselt,
- võtke iga töötajaga regulaarselt ühendust, et teha ülevaade praegustest projektidest ja ülesannetest, aga ka mitteametlikult vahetada,
- pakkuda suhteid inimlikustamiseks regulaarseid videokõnesid,
- anna ja küsi tagasisidet,
- jne.
Looge virtuaalse meeskonna harta
Koostage dokument, mis määratleb selgelt meeskonna ja selle tööreeglid:
- eesmärk rühmast,
- virtuaalse meeskonna määratlus ,
- liikmete esitlus : identiteet, rollid, vastutus, kontaktandmed, elukoht jne.
- tööreeglid : töökorraldus, suhtlusprotsess, teabe jagamise ja projektijuhtimise protsess, ametlike ja mitteametlike kohtumiste planeerimine jne.
- eesmärkide määratlemine : kättesaadavaks tehtud vahendid, oodatavad tulemused, kasutatud näitajad jne.
See dokument võib olla ka toeks meeskonna uustulnukatele.
Määratlege standarditud ja paindlikud tööprotsessid
Tööriistad, töökorraldus, protsess, suhtlus, seadmed ning mõnikord ka mööbel ja töökeskkond on elemendid, mida võidakse töötajatele peale suruda. Ühest küljest töö ja vahetuste hõlbustamiseks. Teisest küljest, et kasvatada samasse gruppi kuulumise tunnet.
Standardimine, jättes töötajatele piisava autonoomia ja vabaduse, on usalduse ja järjepidevuse tagatis. Kõigile kehtivad samad reeglid.
See juhi järjepidevus kõigi oma meeskonna liikmete suhtes võimaldab paremat efektiivsust ning väldib arusaamatusi ja muid demotiveerivaid tegureid.
Määrake ühenduse ajavahemikud
Veenduge, et kaastöötajate tööaja jooksul langevad teatud ajavahemikud kokku, eriti kui meeskonnaliikmed töötavad erinevatest ajavöönditest. Juht saab neid hetki kasutada kõigi rühmaliikmete vaheliste vahetuste korraldamiseks ja / või kogu meeskonnaga suhtlemiseks.
Soovitatav on enamik töötajaid töötab samaaegselt 3–4 tundi päevas vähemalt. Isegi kui erilist vahetust pole vaja, võimaldab see põhimõte määratleda teatud grupi liikmeskonna. Töötajad tunnevad end vähem eraldatuna ja saavad vajadusel suhelda.
Lisaks võimaldab see vajadusel kiiremini ja tõhusamalt probleeme lahendada.
Looge meeskonna identiteet
Korraldage regulaarseid meeskonna loomise üritusi, kus kõik virtuaalse meeskonna liikmed on füüsiliselt kohal. Kui see pole mingil põhjusel võimalik, korraldage väljakutseid või täiesti mitteametlikke videokõnesid, mille käigus meeskonnaliikmed saavad üksteist paremini tundma õppida. Võib olla huvitav planeerida regulaarseid vahetusi väljaspool tööd.
- Looge kõigile identne tööruum (riistvara, tarkvara, rakendused jne),
- Kaasata töötajaid võimalikult palju erinevate protokollide määratlemisse
Looge virtuaalne kohvimasin
Kontoris on palju võimalusi oma kolleegidega paremini arutada ja nendega tuttavaks saada, kindlaid töösuhteid luua: tervitused, pausid, kohvimasin, koosolekud, sünnipäevad jne. Kui meeskond on geograafiliselt hajutatud, on hädavajalik luua võimalused sama teha vaatamata kaugusele.
Kiirsõnumid, mis on igal ajal ja kõigile meeskonnaliikmetele juurdepääsetavad, võivad võimaldada nii mitteprofessionaalseid kui ka professionaalseid vahetusi, säilitades samal ajal sama "heleda" tooni, mida kasutaksime sama kontori jagamisel. Töötajad saavad näiteks tähistada sünnipäevi või mõnda muud olulist kuupäeva, mis puudutab kolleege, jagada oma nädalavahetuse plaane või isegi jagada oma kogemusi / avastusi / hobisid.
Julgustage isiklikke kontakte ja inimestevahelist suhtlemist meeskonnaliikmete vahel.
Tunnusta tehtud tööd ja tunnusta seda
Motivatsiooni ja pühendumuse säilitamiseks premeerige head tööd. Võib olla asjakohane seada väljakutseid, mille võitmine toob kaasa tasu: teatud arvu projektide elluviimine, kindlaksmääratud käibe saavutamine, uute oskuste kinnitamine, uue oskusteabe omandamine jne. Need preemiad võivad olla erinevat tüüpi: boonused, uued kohustused, kutse konkreetsele sündmusele, kingitused jne.
Selline lähenemine võimaldab mitte ainult hoida motivatsiooni kõrgel tasemel, vaid võimaldab igal töötajal tunda end tõelise meeskonna osana.
- Seadke SMART eesmärgid,
- Edendada kõigi grupis osalejate rolli,
- Tähistage õnnestumisi,
- jne.
Sellele failile viidatakse: Hea haldaja: tavad ja tööriistad - Kuidas meeskonda hallata?
