Aja juhtimise ja korralduse osas on Eisenhoweri maatriks oluline ja hõlpsasti kasutatav tööriist. Selle kvadrandid hõlbustavad otsuste toetamist ülesannete tähtsuse määramiseks. Uurige, millised on rakendusvaldkonnad ja kuidas seda tõhusalt kasutada.
Meetodi esitlus
Paljud meetodid olid enne juhtide kasutamist sõjalise strateegia tööriistad. Nii on selle maatriksiga, mille kujutas ette Dwight David Eisenhower.
Lisaks sellele, et Ike oli USA 34. president, oli ta hüüdnimega tootlikkuse poolest kõigi kategooriate meister. Ja seda erinevates valdkondades. Tema saladus? Tööriist - täpsemalt maatriks - võimaldab hõlpsalt ja tõhusalt prioriteete seada vastavalt kahele teljele: tähtsus ja kiireloomulisus. See võimaldab joonistada 4 erinevat kvadranti:
- Kvadrant 1 : olulised ja kiireloomulised ülesanded,
- Kvadrant 2 : olulised ülesanded, kuid mitte kiireloomulised,
- Kvadrant 3 : ebaolulised, kuid kiireloomulised ülesanded,
- Kvadrant 4 : Mitteolulised ja mitte kiireloomulised ülesanded.
Kiire + / tähtsus + valimine on muidugi ravi seisukohalt esmatähtis. Ülesanded, mis ei ole kiireloomulised ega olulised, ei kuulu esmatähtsate eesmärkide hulka. Neid võib isegi hüljata, kui need on tõesti tarbetud.
Kasutusalad
See tuntud klassifikatsioon on rakendatav paljudes valdkondades nii tööelus kui ka eraelus:
- aja juhtimine,
- tema töö korraldamine,
- prioriteetide seadmine,
- otsuse tegemine ,
- delegeerimine kolmandale osapoolele …
Huvid ja piirid
Selle meetodi eeliseks on mõtlema oma tegevuse prioriteetidele ja astuma sammu tagasi viimasega võrreldes.
Esmapilgul kuvatav lihtsus on siiski mõnevõrra pettekujutelm. Tõepoolest, sageli on vähendav nende kahe telje alla kuuluvate ülesannete liigitamine. Lisaks võib meie otsuse subjektiivne külg kiiresti pidurdada, kui ülesannetel pole täpset tähtaega või kui tegemist on teostatava tegevuse tähtsuse või mitte kindlaksmääramisega.
Seega on see maatriks analüüsi lähtepunktiks, mille eesmärk on juhi jaoks eelkõige delegeeritavate ülesannete määratlemine. Sõltuvalt olemasolevast ajast ja võetavate meetmete olulisuse astmest saab ta otsustada osade üle, mille ta saab ühele või mitmele kaastöötajale usaldada. Eesmärk on kontrollida oma töökoormust ja kasutada selle lisandväärtust targalt.
Kuidas kasutada Eisenhoweri maatriksit?
Kaks telge - tähtsus ja kiireloomulisus - võimaldavad määratleda 4 kvadranti, millest igaüks määrab kindlaks nende elementide iseloomu vastavalt nendele kahele kriteeriumile.
Tähtsus viitab ülesannetele, mis aitavad teil edasi liikuda. See põhineb viimase mõjul teistele elementidele, aga ka lisandväärtusele, mida selle realiseerimine toob.
Kiireloomulisus viitab ülesannetele, mis nõuavad teie kohest tähelepanu ja põhineb viimaste täitmiseks kuluval ajal ning nende tähtaegadel. Mõnikord on raske määratleda, kas ese on kiireloomuline või mitte, kuna see sõltub sageli välistest teguritest. Lisaks on see väga subjektiivne: kiireloomulisus on inimestel erinev, sõltuvalt sellest, kuidas nad asjaomase ülesande suhtes tunnevad, mis on seotud nende stressiseisundi, oskuste, kogemuste, tööviisiga jne.
Seega on maatriksi tõhusaks täitmiseks hädavajalik olema objektiivne ning põhinema faktilistel ja konkreetsetel elementidel niipalju kui võimalik.
Et seda tähele panna tähtsus valitseb kiireloomulisuse üle.
Kvadrant 1: olulised ja kiireloomulised ülesanded
Nimekiri siin:
- ülesandeid, mis nõuavad ülikiire tähelepanu ja tegevus - isegi kohe,
- the elemente, mis mõjutavad teie eesmärke ,
- the objekte, millel on otsene mõju projekti edenemisele ,
- a Probleem lahendada tungivalt - konflikt, kriis jne. -
- the olulised kõned / e -kirjad, millega tuleb kiiresti tegeleda …
Mõned ülesanded leitakse siit, kuna neid ei kavandata tõhusalt. See võib juhtuda aruande või aruande koostamisel, millest olete pidevalt teatanud - mis oleks algselt paigutatud olenevalt juhtumist kas kvadrandisse 2 või 3 - ning mille tähtaeg ja tähtsus ei jäta teile muud valikut, kui seda teha nüüdsest prioriteet positsioonile kvadrandis 1.
Kvadrant 2: olulised, kuid mitte kiireloomulised ülesanded
See osa puudutab olulisi ülesandeid, kuid mille puhul on kiireloomulisus väiksem kui 1. kvadrandis. Seetõttu tuleb sisestada järgmine teave:
- missioone ei ole tähtaega pole, kuid millel on teatud tähtsus teile, teie meeskonnale, teie ettevõttele jne.
- the elemente, mida planeerida lähinädalatel,
- pühendatud hetki strateegiline käekell ,
- ' tegevuskava väljatöötamine , projekt,
- the koolitus , juhendamine …
Kvadrant 3: ebaolulised, kuid kiireloomulised ülesanded
Siin on "häirivad" elemendid, mis nõuavad viivitamatut tähelepanu, kuid millel ei ole meie tööle reaalset mõju, näiteks:
- ravi mõned telefonikõned, e -kirjad, sõnumid erinevaid,
- the töötajatelt / kolleegidelt / teenusepakkujatelt vajate kiiret teavet, nõu, abikätt,
- the ülesanded, mis on teistele olulised, kuid mitte teie jaoks olulised ja teie töö edenemine,
- the üksused, mida saate delegeerida kolmandale osapoolele …
Kvadrant 4: ülesanded ei ole olulised ega pakilised
See viimane lahter puudutab kõiki parasiitseid ja kasutuid elemente, millest tõhususe suurendamiseks peate loobuma:
- halvad harjumused ebaproduktiivne,
- tähelepanu kõrvalejuhtimine takistab teil tõhusalt edasi liikuda (Internetis surfamine, soovimatud märguanded jne),
- kõhklused aeganõudev ja positiivse energia söömine,
- the mälestused selle üle, mida te ei kontrolli …
Kokkuvõtteks võib öelda, et Eisenhoweri maatriks ei ole kindlasti täiuslik ja lõppkokkuvõttes suhteliselt raske tõhusalt ja asjakohaselt kasutada, kuid selle rakendamisel on kasu. huvitav samm tagasi meie kõige väärtuslikuma kauba haldamise osas: aeg, samuti teadlikkus oma stressiseisundist ja kiireloomulisuse mõistmise viis - mõnikord üsna suhteline.
Sellele failile viidatakse: Aja juhtimine: tõhusus, tootlikkus ja rahulikkus - Otsuste tegemine: protsessid ja lõksud, mida vältida
